nächstes Kapitel: Betriebsprüfung
Bei der Speicherung „analoger" (also zunächst in Papierform verkörperter) Dokumente sind per definitionem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zwar mangels originär digitaler Erstellung nicht einschlägig, es gelten insoweit aber §§ 146 ff. AO in Verbindung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Werden hiernach eingehende oder ausgehende Dokumente in Papierform im Anschluss an einen Scan auf digitalen Datenträgern archiviert, so bedarf bereits der Scan insofern schon einer genauen Organisations-Anweisung:
Das mittels Scan generierte „digitale" Dokument ist sodann mit unveränderbarem Index zu versehen. Hard- und softwaremäßig muss sichergestellt sein, dass das Scanergebnis seinerseits unveränderbar ist. Im Anschluss an den Scan darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z.B. Buchungsvermerke). Nur in dem Fall, dass mit dem Scan ein „identisches Abbild" unter den vorgenannten Voraussetzung erzeugt wird, kann das „analoge" Originalschriftstück dann vernichtet werden - ansonsten müssen die Schriftstücke im Wege der „klassischen" Aktenverwaltung vorgehalten werden.
Hiermit nicht zu verwechseln sind die besonderen Archivierungspflichten der originär digitalen steuerrelevanten Dokumente: Diese sind nach Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger revisionssicher (unveränderbar) vorzuhalten. Bei bestimmten Inhalten ist sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt: Dabei ist eine originalgetreue Wiedergabe erforderlich; diese Anforderung ist nur erfüllt, wenn alle auf dem Original enthaltenen Angaben zur Aussage- und Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu bildlich wiedergegeben werden. Diese Voraussetzung trifft gemäß § 257 HGB und § 147 II Nr. 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege (z.B. Rechnungen) zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben. Vollständige Farbwiedergabe ist allerdings nur erforderlich, wenn der Farbe auch tatsächlich eine besondere Beweisfunktion zukommt (siehe BMF zu GoBS 1995; selten, aber z. B. bei Geschmacksmustern oder inhaltlichen Markierungen zu Saldenständen ohne Vorzeichen). Dagegen ist mit „bildlicher Identität" nicht etwa eine identische Auflösung gemeint, so dass auch kleinere Darstellung bzw. dpi-Umsetzungen zulässig sind, soweit die Vollständigkeit und Lesbarkeit gewahrt sind. Bei Bearbeitungsvermerke, die Steuerrelevanz haben (z. B. Vorkontierung), ist sicherzustellen, dass die Urheberschaft und ihr Aussagegehalt nachvollziehbar bleiben.
Generell besteht auch hier eine Indexierungspflicht, d. h. der Verzicht auf einen herkömmlichen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen. Dies macht sich z. B. auch bei der Frage des Scannens von „Allgemeinen Geschäftsbedingungen" (AGB) bemerkbar: So ist der Fachausschuss für Informationstechnik (FAIT) des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer der Auffassung, dass zur lückenlosen Erfassung allerrechnungslegungsrelevanten Daten auch die auf Rückseiten wiedergegebenen AGB zu scannen sind, soweit nicht durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird, dass die jeweils gültigen AGBs den einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können (IDW RS FAIT 3, Kapitel 6.2).
Die Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein; die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen muss durch das Archivierungsverfahren sichergestellt sein.
Schon vor diesem Hintergrund sind Dokumentenmanagementsysteme heute recht komplexe Systeme, die sich meist zusammensetzen aus Datenbankservern und Dateiservern, auf denen die noch „aktiven" Dokumente vorgehalten werden, und Archivierungssystemen, auf denen schließlich Dokumente zum jederzeitigen Zugriff unveränderbar bereit gehalten werden; Letzteres wiederum meist durch das Zusammenspiel von Konvertierungsservern, welche die Dokumente in ihrem „Endformat" abspeichern, und Kommunikationsservern, die hiernach ggf. auf Netzwerkprozessebene über Client-Programme die gewünschten Daten bereitstellen.
Trotz des fraglos bestehenden Investitionsaufwandes ist der Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen in Ansehung der gesetzlichen Vorgaben schon aufgrund der rechtssicheren Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten dennoch wirtschaftlich. Überdies kann im Wege des Outsourcings durch Skaleneffekte (bspw. aufgrund der geteilten Nutzung von Rechenzentrumsleistungen) und standardgerechte Spezialisierung des Insourcers für geringere Kosten gesorgt werden, als sie beim Unternehmen oder der Behörde selbst für entsprechende Prozesse ausgegeben werden müssten. Durch flexible On-Demand-Konzepte des Dienstleisters kann auf Bedarfsänderungen schneller reagiert werden, ohne dass überdimensionierte Ressourcen im Unternehmen oder der Behörde vorgehalten werden müssen.
nächstes Kapitel: Betriebsprüfung
Elektronische Archivierung und Betriebsprüfung
Einscannen von Dokumenten und Dokumentenmanagement (DMS)
Bei der Speicherung „analoger" (also zunächst in Papierform verkörperter) Dokumente sind per definitionem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zwar mangels originär digitaler Erstellung nicht einschlägig, es gelten insoweit aber §§ 146 ff. AO in Verbindung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Werden hiernach eingehende oder ausgehende Dokumente in Papierform im Anschluss an einen Scan auf digitalen Datenträgern archiviert, so bedarf bereits der Scan insofern schon einer genauen Organisations-Anweisung:
- wer scannen darf,
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,
- welches Schriftgut gescannt wird,
- ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung erforderlich ist (§ 147 I 1 Nr. 2 oder 3 AO),
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Das mittels Scan generierte „digitale" Dokument ist sodann mit unveränderbarem Index zu versehen. Hard- und softwaremäßig muss sichergestellt sein, dass das Scanergebnis seinerseits unveränderbar ist. Im Anschluss an den Scan darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z.B. Buchungsvermerke). Nur in dem Fall, dass mit dem Scan ein „identisches Abbild" unter den vorgenannten Voraussetzung erzeugt wird, kann das „analoge" Originalschriftstück dann vernichtet werden - ansonsten müssen die Schriftstücke im Wege der „klassischen" Aktenverwaltung vorgehalten werden.
Hiermit nicht zu verwechseln sind die besonderen Archivierungspflichten der originär digitalen steuerrelevanten Dokumente: Diese sind nach Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger revisionssicher (unveränderbar) vorzuhalten. Bei bestimmten Inhalten ist sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt: Dabei ist eine originalgetreue Wiedergabe erforderlich; diese Anforderung ist nur erfüllt, wenn alle auf dem Original enthaltenen Angaben zur Aussage- und Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu bildlich wiedergegeben werden. Diese Voraussetzung trifft gemäß § 257 HGB und § 147 II Nr. 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege (z.B. Rechnungen) zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben. Vollständige Farbwiedergabe ist allerdings nur erforderlich, wenn der Farbe auch tatsächlich eine besondere Beweisfunktion zukommt (siehe BMF zu GoBS 1995; selten, aber z. B. bei Geschmacksmustern oder inhaltlichen Markierungen zu Saldenständen ohne Vorzeichen). Dagegen ist mit „bildlicher Identität" nicht etwa eine identische Auflösung gemeint, so dass auch kleinere Darstellung bzw. dpi-Umsetzungen zulässig sind, soweit die Vollständigkeit und Lesbarkeit gewahrt sind. Bei Bearbeitungsvermerke, die Steuerrelevanz haben (z. B. Vorkontierung), ist sicherzustellen, dass die Urheberschaft und ihr Aussagegehalt nachvollziehbar bleiben.
Generell besteht auch hier eine Indexierungspflicht, d. h. der Verzicht auf einen herkömmlichen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen. Dies macht sich z. B. auch bei der Frage des Scannens von „Allgemeinen Geschäftsbedingungen" (AGB) bemerkbar: So ist der Fachausschuss für Informationstechnik (FAIT) des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer der Auffassung, dass zur lückenlosen Erfassung allerrechnungslegungsrelevanten Daten auch die auf Rückseiten wiedergegebenen AGB zu scannen sind, soweit nicht durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird, dass die jeweils gültigen AGBs den einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können (IDW RS FAIT 3, Kapitel 6.2).
Die Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein; die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen muss durch das Archivierungsverfahren sichergestellt sein.
Schon vor diesem Hintergrund sind Dokumentenmanagementsysteme heute recht komplexe Systeme, die sich meist zusammensetzen aus Datenbankservern und Dateiservern, auf denen die noch „aktiven" Dokumente vorgehalten werden, und Archivierungssystemen, auf denen schließlich Dokumente zum jederzeitigen Zugriff unveränderbar bereit gehalten werden; Letzteres wiederum meist durch das Zusammenspiel von Konvertierungsservern, welche die Dokumente in ihrem „Endformat" abspeichern, und Kommunikationsservern, die hiernach ggf. auf Netzwerkprozessebene über Client-Programme die gewünschten Daten bereitstellen.
Trotz des fraglos bestehenden Investitionsaufwandes ist der Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen in Ansehung der gesetzlichen Vorgaben schon aufgrund der rechtssicheren Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten dennoch wirtschaftlich. Überdies kann im Wege des Outsourcings durch Skaleneffekte (bspw. aufgrund der geteilten Nutzung von Rechenzentrumsleistungen) und standardgerechte Spezialisierung des Insourcers für geringere Kosten gesorgt werden, als sie beim Unternehmen oder der Behörde selbst für entsprechende Prozesse ausgegeben werden müssten. Durch flexible On-Demand-Konzepte des Dienstleisters kann auf Bedarfsänderungen schneller reagiert werden, ohne dass überdimensionierte Ressourcen im Unternehmen oder der Behörde vorgehalten werden müssen.
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Rechtsanwalt Henrik Angster