Elektronische Archivierung und Betriebsprüfung
Einscannen von Dokumenten und Dokumentenmanagement (DMS)

Im Zuge des Einsatzes effizienter Informationsmanagementsysteme in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung ist der Umgang mit originär papiergebundenen Dokumenten in elektronischen Systemen, also die „Schriftgutverwaltung“ im elektronischen Dokumentenmanagement nicht nur eine Frage der Optimierung von Workflow und Groupware-Funktionalitäten, sondern der gesetzeskonformen Umsetzung von Archivierungspflichten.
Bei der Speicherung „analoger“ (in Papierform verkörperter) Dokumente sind per definitionem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zwar mangels originär digitaler Erstellung nicht einschlägig, es gelten insoweit aber §§ 146 ff. AO in Verbindung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Werden hiernach eingehende oder ausgehende Dokumente in Papierform im Anschluss an einen Scan auf digitalen Datenträgern archiviert, so bedarf der Scan insofern schon einer genauen Organisations-Anweisung:

· wer scannen darf,
· zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,
· welches Schriftgut gescannt wird,
· ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung erforderlich ist (§ 147 I 1 Nr. 2 oder 3 AO),
· wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
· wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Das mittels Scan generierte „digitale“ Dokument ist sodann mit unveränderbarem Index zu versehen. Hard- und softwaremäßig muss sichergestellt sein, dass das Scanergebnis seinerseits unveränderbar ist. Im Anschluss an den Scan darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z.B. Buchungsvermerke). Nur in dem Fall, dass mit dem Scan ein „identisches Abbild“ unter den vorgenannten Voraussetzung erzeugt wird, kann das „analoge“ Originalschriftstück dann vernichtet werden – ansonsten müssen die Schriftstücke im Wege der „klassischen“ Aktenverwaltung vorgehalten werden.

Hiermit nicht zu verwechseln sind die besonderen Archivierungspflichten der originär digitalen (steuerrelevanten) Dokumente: Diese sind durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger revisionssicher (unveränderbar) vorzuhalten. Bei bestimmten Inhalten ist sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt (§ 147 II Nr. 1 AO). Vollständige Farbwiedergabe ist allerdings nur erforderlich, wenn der Farbe auch tatsächlich eine besondere Beweisfunktion zukommt.
Auch hier besteht eine Indexierungspflicht, d. h. der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen. Die Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein; die inhaltliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datenträgern geführten Unterlagen muss durch das Archivierungsverfahren sichergestellt sein.
Ist die bildliche Übereinstimmung gefordert, dann ist zudem eine originalgetreue Wiedergabe erforderlich; diese Anforderung ist nur erfüllt, wenn alle auf dem Original enthaltenen Angaben zur Aussage- und Beweiskraft des Geschäftsvorfalles originalgetreu bildlich wiedergegeben werden. Diese Voraussetzung trifft gemäß § 257 HGB und § 147 II Nr. 1 AO für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege (z.B. Rechnungen) zu, soweit sie ursprünglich bildlich vorgelegen haben.

Vor diesem Hintergrund sind Dokumentenmanagementsysteme heute recht komplexe Systeme, die sich meist zusammensetzen aus Datenbankservern und Dateiservern, auf denen die noch „aktiven“ Dokumente vorgehalten werden, und Archivierungssystemen, auf denen schließlich Dokumente zum jederzeitigen Zugriff unveränderbar bereit gehalten werden, letzteres wiederum meist durch das Zusammenspiel von Konvertierungsservern, welche die Dokumente in ihrem „Endformat“ abspeichern, und Kommunikationsservern, die hiernach ggf. auf Netzwerkprozessebene über Client-Programme die gewünschten Daten bereitstellen.
Trotz des fraglos bestehenden Investitionsaufwandes ist der Einsatz von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen auch in Ansehung der gesetzlichen Vorgaben schon aufgrund der Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten dennoch wirtschaftlich. Überdies kann im Wege des Outsourcings durch Skaleneffekte (bspw. aufgrund der geteilten Nutzung von Rechenzentrumsleistungen) und standardgerechte Spezialisierung des Insourcers für geringere Kosten gesorgt werden, als sie beim Unternehmen oder der Behörde selbst für entsprechende Prozesse ausgegeben werden müssten. Durch flexible On-Demand-Konzepte des Dienstleisters kann auf Bedarfsänderungen schneller reagiert werden, ohne dass überdimensionierte Ressourcen im Unternehmen oder der Behörde vorgehalten werden müssen.

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Rechtsanwalt Henrik Angster
esb Rechtsanwälte Stuttgart